Une démarche participative est ponctuée par des moments d’échange, des temps forts, parmi lesquels figure la réunion publique.

Les contacts directs entre le maître d’ouvrage et le public constituent parfois une étape délicate de la concertation mais ils en sont une étape quasiment obligatoire. La participation du public doit être un échange de point de vue, plutôt qu’une confrontation. Il faut mettre tout en œuvre pour que les débats se déroulent dans un climat de confiance et de sérénité.

  L’information, complète et transparente, doit être communiquée dans un langage qui ne soit pas trop technique ;
  Il est préférable que le lieu choisi pour la réunion soit neutre ;
  Les échanges doivent laisser la place à l’écoute et aux questions ;
  L’assemblée ne doit pas être trop nombreuse : il est possible d’organiser plusieurs réunions publiques, chacune sur un thème différent ;
  Un médiateur peut être nommé pour animer ces discussions : sa neutralité contribuera certainement à apaiser les tensions.

Guide à l’intention des collectivités locales, la concertation publique au cœur des projets d’équipement, FNTP, 2004, 24 p.

« Organiser une réunion publique permet d’informer un grand nombre de personnes et donne un caractère officiel à cette information. Elle constitue une tribune pour les promoteurs comme pour ses opposants ; la réunion publique tient une place importante dans le fonctionnement démocratique de notre société. Il s’agit de temps forts, très utiles pour marquer la volonté de réaliser l’aménagement. »

La concertation en aménagement, CERTU, 2000, 168 p.

Les réunions publiques ne sont qu’un élément du débat ou de la concertation mais ce sont des éléments « phares ». Elles comportent une dimension cognitive mais aussi une dimension psychologique :

La dimension cognitive

De façon générale, la réunion publique est un temps d’échange qui vise à :
  Informer et diffuser la connaissance produite sur le projet
  Faire émerger et écouter les questions, les points de vue, les prises de position
  Instaurer un dialogue avec le milieu local
  Susciter des échanges entre les participants
  Mesurer le poids des arguments et les forces en présence.

La dimension psychologique

Les réunions publiques sont l’occasion de construire entre les participants - maître d’ouvrage, maîtres d’œuvre, société civile, associations, grand public - une relation plus approfondie, liée notamment au travail en commun sur les problématiques soulevées dans le débat. C’est là que peuvent se tisser les conditions d’une meilleure confiance dans le maître d’ouvrage et les maîtres d’œuvre. C’est aussi lors des réunions publiques que l’analyse et le recul du maître d’ouvrage par rapport aux problématiques soulevées et son attitude responsable peuvent être davantage reconnus et appréciés.

Le maître d’ouvrage sera particulièrement attentif au moment pertinent pour lancer des réunions publiques. En règle générale, les institutions auront été informées et rencontrées avant les premières réunions avec le public.

Concertation/débat public, Fiches méthodologiques, MELTM, 2004, 48 p.