Les démarches participatives doivent être conclues par un bilan destiné au public. Celui-ci permet de faire l’inventaire des réunions et des participants et de garder la trace des échanges.

Etablir un bilan comporte un triple objectif pour le maître d’ouvrage :
  Conserver une trace complète de la démarche de concertation
  Attester de sa volonté d’entendre, de comprendre et de dialoguer
  Satisfaire aux obligations réglementaires qui demandent au maître d’ouvrage de dresser un bilan de la concertation qui doit être rendu public.

Le maître d’ouvrage établit le bilan pour restituer au public [...] un écho fidèle des échanges. Il doit donc être accessible pour le public (langage clair, présentation lisible).

Le contenu du bilan Il comporte les éléments suivants :
  Rappel de l’historique du projet et de son contexte
  Rappel du déroulement : nombre de réunions, d’évènements (expo, conférence de presse, autres), dates et lieux
  Rappel du contenu : ordres du jour, thèmes abordés, documents diffusés, synthèse des principales questions, synthèse des points de convergence et des points de divergence, rappel des engagements du maître d’ouvrage en cours de concertation
  Rappel de la composition de l’équipe de maîtrise d’ouvrage
  Rappel des participants : nombre et qualités
  Information sur les courriers reçus : nombre et synthèse des contenus
  Conclusion sur les principaux apports et sur ce qu’en tire le maître d’ouvrage pour la suite des études et du projet
  Annexes : compte rendu de réunions, liste des documents fournis en cours de réunions (par le maître d’ouvrage ou par les participants), liste des participants, le cas échéant, principales coupures de presse, récapitulatif financier du coût du débat ou de la concertation.

La réalisation du bilan Le bilan doit être conduit par le maître d’ouvrage lui-même, notamment son équipe projet qui aura pris soin, dès le départ et au fur et à mesure du déroulement de la concertation, de regrouper les éléments du bilan. Au-delà de la compilation des documents, l’établissement du bilan nécessitera une ou deux réunions de l’équipe-projet. Concertation/débat public, Fiches méthodologiques, MELTM, 2004, 48 p.

Un bilan de la concertation sera établi après la prise de décision pour :
  lister les décisions prises, les actions réalisées et les moyens mis en œuvre,
  déterminer quels ont été les apports / bénéfices des différentes étapes de la concertation,
  évaluer le temps et le coût consacrés à la concertation,
  afficher les attentes pour lesquelles il n’y a pas eu de réponses satisfaisantes et donner une explication claire sur tous les points ou propositions qui n’ont pas été pris en compte,
  planifier les étapes d’amélioration,
  éventuellement apporter des garanties à long terme,
  lister les participants. Vade-mecum de la concertation locale, OREE, 2005, 16 p.